LES 10 ERREURS LES PLUS FRÉQUENTES AVEC UN PLANNING EXCEL

8 juin 2023

⏱️Temps de lecture : 4 minutes

L'utilisation d'Excel pour planifier le personnel est courante dans de nombreux domaines. Cependant, en dépit de son universalité, l'outil présente plusieurs défis. Dans cet article, nous abordons les dix erreurs les plus fréquemment commises lors de l'utilisation d'Excel pour la planification des ressources humaines.

1. Oubli d'ajouter un nouveau collaborateur

Exemple : L’embauche d’un nouveau salarié par le service des ressources humaines n’est pas ajoutée dans le planning opérationnel.

⚠️ Le Problème ?	💡 La Solution !
Chaque membre d'une équipe est une ressource précieuse. Omettre de l'inclure dans le planning peut entraîner des sous-utilisations ou des surcharges de travail inutiles.	Assurez-vous d'avoir un processus en place pour mettre à jour régulièrement votre planning. Cela pourrait impliquer une collaboration plus étroite avec le service des ressources humaines.

2. Double affectation

Exemple : Un salarié planifié plusieurs fois en même temps sur différents projets.

⚠️ Le Problème ?	💡 La Solution !
L’une des activités planifiées ne pourra pas être assurée ce qui provoquera des retards dans le déroulement des projets.	L'utilisation de filtres et de conditionnalités dans Excel peut vous aider à détecter les doubles affectations et à les éviter.

3. Erreur de saisie ou de suppression

Exemple : Une ligne d’un salarié est supprimée par erreur.

⚠️ Le Problème ?	💡 La Solution !
Une erreur de saisie peut fausser la répartition du personnel et nuire au déroulement des projets.	L'utilisation de formules et de vérifications d'erreurs dans Excel peut contribuer à minimiser ces problèmes.

4. Mauvaise affectation due à la non prise en compte des compétences

Exemple : Affectation d’un salarié n’ayant pas les compétences nécessaires à la réalisation d’une activité.

⚠️ Le Problème ?	💡 La Solution !
Une mauvaise affectation peut compromettre la qualité du travail voire sa faisabilité.	Veillez à intégrer une colonne "compétences" dans votre planning Excel, et utilisez-la pour orienter vos décisions d'affectation.

5. Oubli d'une absence

Exemple : Oubli de préciser qu’un salarié est absent pour cause de congés.

⚠️ Le Problème ?	💡 La Solution !
Omettre de tenir compte des absences peut entraîner une surcharge de travail pour les autres membres de l'équipe.	Assurez-vous d'avoir un système en place pour noter et suivre les absences et les intégrer dans votre planning. Prévoyez une gestion commune avec le service des ressources humaines.

6. Oubli d'une fin de contrat

Exemple : Planification d’un intérimaire qui ne sera pas présent car son contrat est terminé.

⚠️ Le Problème ?	💡 La Solution !
Si vous ne tenez pas compte de la fin des contrats, vous risquez de vous retrouver avec un manque de personnel au mauvais moment.	Créez des alertes ou des rappels dans Excel pour signaler la fin imminente des contrats.

7. Non prise en compte d'un rythme de travail particulier

Exemple : Oubli de prendre en compte les jours de repos d’un salarié en temps partiel ou en poste décalé.

⚠️ Le Problème ?	💡 La Solution !
Tout comme certains problèmes précédents, vous risquez de manquer de personnel de façon inattendue à certains moments.	Assurez-vous de prendre en compte les horaires de travail particuliers lors de l'établissement de votre planning.

8. Problème de droit ou sécurité

Exemple : Un collaborateur a accès à un planning, peut le modifier alors que ce planning ne le concerne pas.

⚠️ Le Problème ?	💡 La Solution !
Le partage de fichiers Excel peut présenter des problèmes de sécurité des données, surtout si des informations sensibles sont en jeu.	Selon les cas, décomposez vos plannings en fonction des utilisateurs qui peuvent les consulter ou les modifier.

9. Consolidation de plusieurs fichiers Excel

Exemple : Nécessité de combiner plusieurs plannings dans plusieurs fichiers Excel différents.

⚠️ Le Problème ?	💡 La Solution !
La consolidation de multiples fichiers Excel peut être une tâche chronophage et propice aux erreurs.	Envisagez d'utiliser des outils d'automatisation pour aider à consolider les données.

10. Partage ou mise à jour centralisée du document

Exemple : Un utilisateur qui ne peut pas consulter un planning car il n’est pas connecté au réseau ou qui a modifié un fichier localement hors ligne sans le synchroniser.

⚠️ Le Problème ?	💡 La Solution !
Si le fichier Excel n'est pas synchronisé ou partagé correctement, cela peut entraîner des confusions, des doublons d'efforts et des erreurs.	Utilisez des outils de partage de documents en ligne pour assurer que toutes les parties concernées aient accès à la version la plus récente du planning.

Conclusion

Alors qu' Excel est un outil puissant et largement utilisé, il présente ses propres défis en matière de planification des ressources humaines. En connaissant ces erreurs courantes et en apprenant à les éviter, vous pouvez améliorer l'efficacité de votre planning et minimiser le risque d'erreurs. Toutefois, il peut être judicieux d'envisager des logiciels de planification dédiés qui sont conçus pour gérer de manière plus efficace et sécurisée la planification du personnel.

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