LES REVUES DE PLANNING HEBDOMADAIRES

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Gérer les temps et les présences du personnel peut devenir un vrai casse-tête, d'autant plus que la taille de l'entreprise augmente.

Cette question revient sans cesse pour chaque responsable : comment gérer efficacement et rapidement les présences et les absences des salariés ?

À un certain stade, les tableurs et les tableaux blancs se multiplient, se complexifient, et finissent par être inefficaces face au temps nécessaire pour les remplir.

Face à cette réalité, il est grand temps de passer à l’action et de mettre en place des rituels pour améliorer votre gestion interne.

Chaque semaine, vous pouvez orchestrer une réunion où chaque intervenant exposera son planning. Mais avant tout, quelles sont les différentes étapes ?

Etape 1 : choisir la date idéale pour votre organisation

• Le début de semaine est privilégié pour les réunions
• Le milieu de semaine permet de casser le rythme
• La fin de semaine permet à tous les intervenants de saisir les données demandées

Etape 2 :  lister et inviter les acteurs principaux des différents services

• Direction opérationnelle
• Managers (chef de projet, responsables d’affaires et conducteurs de travaux)
• Service RH

Etape 3 :  identifier les objectifs de chacun (par exemple)

• La Direction souhaite avoir une vue d’ensemble afin de simplifier la gestion des projets
• Les Managers souhaitent exprimer leurs besoins de dernière minute et gérer les urgences
• Le Service RH informe les autres services des indisponibilités (absences et formations)

Etape 4 : trouver et réserver un endroit adapté

• Si vous voulez un événement en présentiel, optez pour une salle de réunion.
• Le petit + : avoir un rétroprojecteur
• En fonction de la taille de votre entreprise, pensez à réserver une salle !
• Si vous optez pour un événement à distance, n’oubliez pas
• D’envoyer les invitations
• De vérifier les validations de présences

Afin d'optimiser les échanges, l'idéal serait de travailler sur le même support de travail où seraient répertoriées :

• la liste des projets / chantiers ...
• la liste des employés
• la liste des intérimaires
• la liste des affectations sur les différents projets / chantiers ...
• la liste des absences
• la liste des formations
• la liste des demandes d'absences

Après plusieurs recherches, il est difficile d'avoir un seul document comme support de travail : optez pour un logiciel en ligne !

Ces réunions hebdomadaires permettent d'aborder des questions telles que :

• Pour le projet A, j'ai besoin de telle compétence : est ce qu’on a quelqu'un de disponible ?
• Pourquoi Monsieur B. n'est-il pas prévu au planning ?
• Monsieur C. est en congés payés : qui le remplacera ?
• Madame D. est en formation dans deux semaines : y-aura-t 'il un remplaçant sur son chantier ?
• Monsieur F., intérimaire, sera-t-il disponible la semaine prochaine ?
  

1. Communication : ces réunions favorisent la communication en interne et renforcent la cohésion des équipes.
2. Gain de temps : les chefs d'équipe, les chefs de chantier, etc., gagnent du temps dans leur gestion quotidienne et évoluent vers un rôle de management, ce qui favorise une collaboration positive avec leurs collaborateurs.
3. Données centralisées : les responsables ont enfin une vision globale à plus ou moins long terme.

Consultez le témoignage d'Hervé B. qui a trouvé une réel gain de temps en compilant une réunion hebdomadaire bien orchestrée avec un logiciel adapté !

Peu importe la taille de l'entreprise, la gestion du personnel peut être un défi de taille !

La digitalisation et l'anticipation résolvent de nombreux problèmes, à condition de trouver l'outil adapté à vos besoins !

Maintenant, parlons de Staff Planning : un outil en ligne pour la gestion des équipes.

Il s'agit d'un logiciel SaaS spécialisé dans la planification et le pointage du personnel. De la prévision des besoins au suivi des temps, en passant par la planification des ressources et la gestion des absences, Staff Planning offre une solution complète de gestion et de pilotage des ressources humaines.

Adapté aux besoins opérationnels des TPE, PME et groupes du BTP, de l'Industrie, du  Nucléaire et du Ferroviaire, Staff Planning répond aux exigences spécifiques de chaque secteur.